Overview School Procedures

General practices and procedures including attendance, school hours, office contacts, announcements and much more!
  
Overview School Procedures SOMS 2016-17 ES (2).pdf    (Printable verson)

 

Overview of Savanna Oaks Middle School Procedures

Website  www.verona.k12.wi.us

  For Savanna Oaks Middle School's website:

  • Drop down: “Our Schools”
  • Select: “Savanna Oaks Middle”


Office Contacts

Main Office:             845-4000

Attendance Line:    845-4003

Student Services:   845-4031 (Counselor, Schedule)

Office Hours

8:00 AM to 4:00 PM daily

School Hours

8:30 AM to 3:33 PM on regular days

10:00 AM to 3:33 PM on late start days

        Entering and leaving the building

  • All building doors are locked during school hours.  Students and visitors must use the intercom to enter during the school day.  The intercom is located on the pole to the right of the front doors.  You will be asked to state your name and the reason for your visit.
  • During the school day, upon entering the building every student and visitor is required to stop in the office to sign in and out.

Announcements to Students

  • Announcements are made first thing in the morning.  They include important information regarding after school activities, pictures etc. and are also posted on the webpage for parents.
  • End of day announcements are also made for reminders or student messages.
  • Make end of day pick up arrangements before your student leaves in the morning.  If plans change late in the day we cannot guarantee they will get the information needed before they leave for the day.

Attendance

  • Notify the office of any student absence.
  • Report student absences by calling the attendance line at 845-4003 or send a note to school.
  • If you know in advance that your student will miss school for an extended period of time, notify the office 1 – 2 weeks prior to the absence. The office will complete an “Advanced Make-up form”.  This form is used to notify staff of the absence and to help organize homework for the student.
  • If a student accumulates 5 – 10 partial or full days of absences you will be receiving an attendance letter.  Please read it carefully for VASD attendance policies.

After School Buses and Bus Passes

  • Students who normally ride a bus to and from school may take a 4:30 PM or 5:30 PM bus after school Monday – Thursday.  This bus has set stops and will get your student as close to their normal bus stop as possible.
  • A Savanna Oaks to Badger Ridge shuttle bus runs Monday – Thursday at 3:40 PM and leaves from the front of school.  Only students needing to attend wrestling or play practices may ride this bus and do not need a bus pass.  Students need a parent to pick them up from Badger Ridge after practice.
  • If your student needs to ride a bus with a friend, send a dated note to the office stating the names of the students involved.  Without a note, we will have to contact the parents of both students.  If contact can’t be made we will not allow the bus pass.

Cell Phones or Personal Electronic Devices

 

Health Room

  • The Health room is located in the main office
  • Students may use the health room as needed and parents will be contacted when necessary. 
  • Forms are available for student medication including Acetaminophen and Ibuprofen.
  • Students should visit the health room before calling or texting a parent to come and get them.

 

Lost and Found

    • Lost and found items are displayed in the commons area.  All parents and students have access to check for lost items.  Some valuable or small items may also be kept in the office.
    • Lost and found items are donated two or three times a year.  Announcements for students to check the lost and found will be made several days prior to donating. 
    • The gym locker rooms also have lost and found items for anything left in the gym area.

    Lunch Account Payments

       

      Parent Information

      • The Savanna Oaks website, http://www.soms.verona.k12.wi.us, is the main source for parent information.  Calendars, late start dates, School Messenger information, newsletters, classroom and athletic information along with many other things are continually being updated on our website.
      • SchoolMessenger messages may also be sent out to parents with important information.  It may come to you as a text (you must “opt in” for text messeges), email, or phone call.  When a call is received from SchoolMessenger please say “Hello” and wait 3 seconds for the message to begin.
      • Teachers also reach out to parents via classroom websites, email or phone.
      • Late start magnets are provided to parents to ensure you know our late start dates.  Middle school late starts are not every Monday and are not even every other Monday in some instances.

      Volunteers

      • Volunteers are needed throughout the year for various events.  Sign up is done mostly at registration but you may contact the office anytime if you are interested in volunteering.  The following are some of our volunteer opportunities:

       

        Picture Day (September)
      □  Picture Day (Spring Date TBD)
        Book Fair (October)
        Halloween Carnival (October)
        Cocoa Concerts (December)
        Art Show Reception – Food/Help (March)
        8th Grade Farewell Dance (June)
        Classroom Volunteer

       

      Resumen de los Procedimientos de la
      Escuela Secundaria Savanna Oaks

      Sitio Web

      www.verona.k12.wi.us

      Contactos en la Oficina

      Oficina principal:                              845-4000

      Línea de Asistencia Escolar:          845-4003

      Servicios Estudiantiles:                   845-4031
      (consejeros, horarios)

       

      Horario Escolar

      8:30 AM - 3:33 PM en días normales

      10:00 AM - 3:33 PM en días donde la entrada es más tarde

      Horario de Oficina

      8:00 AM – 4:00 PM todos los días

      Entrada y salida de las instalaciones

      • Todas las puertas de la escuela permanecen cerrados con llave durante la jornada escolar.  Los estudiantes y visitantes deben usar el intercomunicador para solicitar entrada.  El intercomunicador se encuentra en el muro de la derecha a las puertas principales. Se le preguntará su nombre y el motivo de su visita.
      • Una vez que haya entrado al edificio, se requiere que cada estudiante y visitante registre entrada en la computadora de la oficina y su salida una vez que vaya a retirarse.

      Anuncios Públicos

      • Los anuncios públicos se llevan a cabo a primera hora por la mañana. Estos anuncios incluyen información importante que los estudiantes deben saber. Por favor anime a su hijo(a) escuchar cuidadosamente la información relacionada con reuniones de los clubs, deportes, fechas de exámenes, días de vestimenta formal, menús para el almuerzo, etc.
      • Los anuncios de la tarde también se llevan a cabo para recordatorios o mensajes para los estudiantes.
      • Deben hacer cualquier arreglo necesario para recoger su hijo(a) antes de que vaya a la escuela por la mañana.  Si cambian los planes durante el día escolar, no podemos garantizar que él/ella reciba la información antes de que terminen las clases y salga de la escuela por la tarde.

      Asistencia

      • Notifique a la oficina de cualquier ausencia estudiantil.
      • Si su hijo(a) estará ausente de la escuela por cualquier razón durante un día escolar completo o parcial, llame a la línea telefónica de asistencia al 845-4003 a más tardar las 9:00 am.
      • Si su hijo(a) llega tarde o necesita salirse temprano durante el horario de clases, mande una nota a la escuela con él/ella.
      • Si usted sabe de antemano que su hijo(a) faltará a la escuela por un periodo de tiempo prolongado, por favor notifique la oficina de la escuela con 1-2 semanas de anticipación para pedir una “Advanced Make-up Form”.  Empleamos el formulario para notificar el personal escolar de la ausencia y ayudar a organizar las tareas para su hijo(a).
      • Si un estudiante acumula 5 – 10 días parciales o completos de inasistencias, usted recibirá una carta acerca del ausentismo escolar. Por favor lea la carta con detenimiento para conocer las políticas de asistencia de VASD.

      Teléfonos celulares y Aparatos Electrónicos Personales

      • Por favor revise el Manual de Estudiante en el sitio web de Savanna Oaks.

        Enfermería

      • La enfermería está ubicada en la oficina principal de la escuela.
      • Los estudiantes pueden usar la enfermería como sea necesario y se comunicará con los padres/tutores cuando es necesario.
      • Hay formularios disponibles para autorizar la administración medicamentos en la escuela, incluyendo el acetaminofén e ibuprofeno.
      • Los estudiantes deben visitar la enfermería antes de llamar o mandar un mensaje de texto a sus padres/tutores para recogerlos de la escuela.

      Objetos Perdidos

      • Los objetos perdidos que se hayan encontrado estarán a la vista en el área común de Savanna Oaks.  Todos los padres/tutores y estudiantes tienen acceso para buscar sus objetos perdidos. Algunos objetos pequeños o de valor pueden ser guardados en la oficina.
      • Se dona los objetos perdidos y encontrados dos o tres veces al año. Se harán varios anuncios previos a la fecha de la donación.
      • Los objetos perdidos durante la clase de educación física estarán ubicados en el área del gimnasio.

      Pagos de la cuenta de almuerzo

      Noticias/Información para los padres/tutores

      • El sitio web de Savanna Oaks es el recurso principal para información para los padres/tutores.  Publicaremos los calendarios, los días de entrada tarde, boletines de noticias, información del salón clases y de deportes, junto con muchas otras cosas que constantemente están siendo actualizadas en nuestra página de Internet.
      • Mensajes de SchoolReach  pueden ser mandados a los padres/tutores con una información importante. Puede llegarle por mensaje de texto, correo electrónico o llamadas telefónicas. Cuando recibe una llamada por School Reach, por favor conteste  y espere tres segundos hasta que comience el mensaje.
      • Los maestros también se pondrán en contacto con los padres/tutores por medio de la página de Internet de su salón de clases, el correo electrónico o teléfono.
      • Imanes con el horario para los días de entrada tarde será entregados a los padres/tutores para que sepan las fechas de entrada tarde. No son todos los lunes ni siquiera cada dos lunes en algunas instancias.

      Voluntarios

      • Se necesitan voluntarios durante todo el año para varios eventos. La inscripción se hace en la mayoría de los casos durante las inscripciones, pero puede contactar al personal de la oficina en cualquier momento si usted está interesado(a) en participar como  voluntario.
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